BUSCARV Business Objects

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domingo, 22 de marzo de 2009

Me ha llamado la atención que varias personas han llegado a este blog después de buscar en Google "BUSCARV Business Objects"...

Palabras más buscadas en el blog Business Intelligence fácil

Supongo que serían usuarios de Excel que querrían saber la manera de hacer este tipo de búsquedas con esa herramienta de Business Intelligence. Y las respuesta es que no existe una función análoga, y que de hecho no es necesaria. Intentaré explicar por qué.

En primer lugar, es importante tener claro cómo funciona Excel, y cómo funcionan las herramientas tipo Cognos, Business Objects, o Microstrategy

En Excel la información se almacena en las celdas. Y se almacena de una manera bastante desordenada. Es decir, la aplicación Excel no sabe que la casilla D7 contiene las ventas de España, eso lo interpreta al usuario al mirar las celdas que rodean a D7...

Búsqueda mediante BUSCARV en Excel

En Excel, no existe diferencia entre los datos y las tablas. Y la manera de referirse a la información es indicando la posición de cada dato. Por ejemplo, si quiero saber los ingresos de España deberé pedirle a Excel que calcule D7*E7

En las herramientas de Business Intelligence esto funciona de una manera muy diferente. Es importante entender esta diferencia:

  • Una cosa son los datos que disponemos para hacer el informe (se suele llamar "cubo")
  • Y otra cosa muy distinta son las tablas o gráficos que construimos con esos datos

El "cubo" es una estructura invisible donde los datos están perfectamente ordenados en dimensiones (país, producto, tiempo...) e indicadores (unidades, precio...).

Cada tabla y cada gráfico es sólo una representación de ese "cubo". A diferencia de Excel, las tablas y gráficos no buscan los datos en otras tablas y gráficos, sino que siempre van a buscar los datos al "cubo". Por lo tanto, en lugar de apuntar a posiciones concretas del informe (D7*E7), se apunta al dato del cubo que queremos obtener [Unidades vendidas]*[Precio]) Donde ([País]="España").

Al usuario avanzado de Excel esto puede parecerle un inconveniente y una complejidad innecesaria. Sin embargo tiene una ventaja que por si sola justifica el esfuerzo de aprender la sintaxis de la herramienta BI que se utilice...

Hacer un primer informe con una herramienta de BI es complicado, tal vez más complicado que con Excel. Sin embargo, ese informe se podrá reutilizar indefinidamente. Cada semana, cada mes, o siempre que lo necesites, el informe estará actualizado y con la información correcta. En cambio, si se hace el informe en Excel, deberá actualizarse cada vez, deberán revisarse la fórmulas, añadir nuevos países o productos, repasar cada tabla y gráfico del informe... en definitiva, una tarea repetitiva que requerirá un tiempo considerable y que será muy propensa a errores...