Leyendo el resumen del año 2008 sobre el mercado BI que ha hecho la prestigiosa publicación TDWI, he aprendido una nueva palabra. Spreadmart. Detras de esta extraña palabra se esconde sin embargo una conocida situación en muchas empresas.

El término "Spreadmart" se refiere a soluciones de reporting o análisis que existen localmente en los ordenadores de los usuarios (típicamente en hojas de cálculo, o bases de datos tipo Access). Este tipo de soluciones proliferan sin el control del departamento IT de la compañia, y generan una serie de problemas:

• Información inconsistente. Pueden existir multitud de Excel con información redundante e incoherente. Los usuarios crean estos estudios tomando diferentes fuentes de datos, y aplican sus propios criterios, cálculos, filtros y convenciones. Inevitablemente, esto genera informes con información discordante.
• Tiempo de preparación y mantenimiento. Los usuarios crean estos Excel y los mantienen a lo largo del tiempo. Periódicamente, el propio usuario necesita actualizar el informe y emplea un tiempo considerable para hacerlo.
• Deficientes soluciones técnicas. Los "spreadmarts" se actualizan manualmente, lo que genera errores que pasan desapercibidos (falta de exactitud). Estas soluciones sólo sirven para un reducido grupo de usuarios (falta de escalabilidad). Y la lógica de informe suele estar escondida entre fórmulas y macros que sólo el usuario creador conoce (falta de mantenibilidad).

Sin embargo, si existen, será por algo:

• Falta de alternativas. La soluciones de BI de la compañía no son adecuadas para las necesidades de los usuarios. Habitualmente, por la imposibilidad de realizar data-input. Y el departamento de IT no puede ofrecerles una solución técnica en un tiempo razonable (creando una nueva aplicación de gestión, etc.).
• Barato, rápido, fácil. Crear este tipo de informes Excel resulta sencillo. Aunque no sean soluciones "elegantes", ni gusten al departamento de IT, bastan unas pocas horas o días para crear un informe de este tipo.

El informe de TDWI menciona algunas ideas para gestionar o reducir los "spreadmarts" pero al final termina con algo que parece una confesión:

Of course, if there are no operational systems capturing this data, then a spreadmart is the only alternative

Es decir: El DWH y las herramientas de BI de la compañía no sirven para nada si el usuario necesita introducir algún dato manualmente.

Creo que aquí hay material para la reflexión. ¿Hemos asumido como un dogma que una solución BI no puede ni debe permitir la introducción manual de datos?

No sé si queda clara la idea. Tal vez con un ejemplo se entienda mejor. Suele ser habitual que alguien necesite hacer un informe agrupando los países de una manera particular (que no está codificada en el sistema operacional de la empresa). En este caso, el usuario tiene pocas alternativas:

• O pide una modificación del ERP para añadir esta codificación, y traspasar luego este dato al datawarehouse corporativo. Esta opción puede demorarse meses (debido a la carga de trabajo y las prioridades de IT)
• O se genera un Excel y se hace él mismo el informe. Lo que puede hacer en unos pocos minutos, pero deberá asumir el mantenimiento de por vida.

Para el usuario de spreadmarts, la mejor cosa después del Excel, es el Excel integrado con el BI corporativo.

...y me parece que a las herramientas de BI tradicionales les falta una verdadera integración con Excel. Para un proveedor de BI, integración con Excel significa poder exportar el informe a Excel... ¿Y qué pasa con el sentido contrario?