Excel caos 2.0
Una asignatura pendiente de las soluciones BI es la lucha contra la proliferación de Excels. Hemos reconocer que, a pesar de las grandes inversiones en software y hardware, el Excel sigue siendo el rey en muchas empresas.
Tradicionalmente, hemos vendido proyectos datawarehouse y Business Intelligence como una medida para erradicar los problemas generados por el uso intensivo del Excel. Al trabajar con Excel, los usuarios duplican y manipulan la información, la comparten, mezclan información de diferentes fuentes, filtran, completan, ajustan, y aplican criterios que sólo ellos mismos conocen. El resultado de esta manera de trabajar es por todos conocido:
- La información nunca cuadra, cada departamento y cada usuario trabaja con unos números diferentes, diferentes entre sí, y diferente con los que devuelve el ERP corporativo.
- Otro inconveniente fundamental de esta manera de trabajar es el esfuerzo que requiere mantener los informes actualizados. Cada semana los datos cambian, por lo que se deben realizar nuevas extracciones de los sistemas informáticos, y recocinar los informes en Excel. Es un trabajo periódico (además de aburrido y proponeso a errores) que implica muchas horas de muchos recursos.
Este problema se soluciona con un datawarehouse y con una herramienta de BI, ¿verdad? Pues no exactamente...
No soy el primero en preparar un diagrama de este tipo para representar lo que se conoce como "excel caos":
Medio millón de euros después, la situación no ha cambiado mucho:
Evidentemente, el datawarehouse es una mejora importante en los sistemas informáticos de la empresa, y así se suele reconocer en la mayoría de implantaciones. El datawarehouse mejora la disponibilidad y la calidad de la información corporativa. Sin embargo, solemos pasar de puntillas sobre la promesa de erradicar el Excel caos.
Después de implantar un datawarehouse y una herramienta de BI, es común que los usuarios sigan prefiriendo el Excel para preparar y presentar sus informes. Innumerables instalaciones de los principales proveedores de BI (y no diré nombres por si alguno de mis queridos lectores trabajan en BO, Microstrategy o Cognos), utilizan la solución de reporting BI para generar la query, ejecutar la consulta, y exportarla rápidamente a Excel.
¿Por qué la funcionalidad más querida por los usuarios es la exportación a Excel? ¿O tal vez estoy exagerando?
Categoría: Spreadmarts
Palabras clave: Cognos · Microstrategy · Excel
Comentarios: Este artículo tiene 5 comentarios.¡Deja un comentario!
- Diego Arenas C.Thursday, September 10, 2009
Muy buenas imágenes!
Lo exportan a Excel porque es lo que "conocen" los proyectos BI debieran incorporar la capacitación usuario como factor clave en el éxito del proyecto, y dudo que se considere en muchos proyectos. Parte de la madurez en el desarrollo de proyectos BI es entender que la capacitación es un punto importante.
Si quieres pasar de la bicicleta al auto "debieras" hacer un curso de conducir antes, es la misma idea.
Saludos,
diego
- BI fácilFriday, September 11, 2009
Gracias por el comentario sobre las imágenes... Si algún día dejo de ganarme la vida con el BI, mi sueño es poder hacerlo con los powerpoints...jejeje
Respecto tu comentario, coincido con que la capacitación es un punto muy importante. Sin embargo, figura en el "debe" de muchas soluciones el grado de usabilidad de sus soluciones. Las grandes soluciones de BI son complejas.
En mi último proyecto, dedicamos mucho esfuerzo en formar un grupo de 200 usuarios en BO a lo largo de dos años. Eran cursos personalizados, de 7 u 8 personas, de 3 mañanas de duración. Realmente, era un esfuerzo importante impartir estos cursos regularmente.
A pesar de todo, la gran mayoría de usuarios utilizaban el sistema de reporting para exportar la información a Excel.
Por cierto, acabo de añadir tu buen blog a mi lista de enlaces.
Un saludo,
BI fácil
- Diego Arenas C.Tuesday, September 15, 2009
También me pasó que los usuarios de una solución hecha en BO lo usuaban para pasar los datos a Excel pudiendo aprovechar la potencialidad de la herramienta, una de las excusas era que no usarían Merge y en vez vinculaban datos en planillas... pudiendo cruzar información entre universos...
Aprendí mucho de ese proyecto, también capacitamos en el uso de BO pero lo que mejor aprendieron fue a bajar los datos a excel,
También te agregué a mi lista de enlaces,
saludos,
- Sonia LBSaturday, October 03, 2009
Acabo de encontrar tu Blog y me ha parecido super interesante, te felicito por el trabajo y el esfuerzo que implica comunicar este temas de una manera tan dinamica y comprensible.
Te contestare desde el punto de vista de una simple y llana usuaria (yo). Usamos Excel porque es la herramienta que mas y mejor conocemos, que nos permite tratar y compartir la información extraída con otros usuarios.
Lo cierto es que mas allá de luchar contra la proliferación de Excels, se deberían crear modelos estándares de reporting, claro esta previa capacitación. Pero lo cierto es q veras tantos Excels como usuarios finales de esta información existan.
El punto de vista de los expertos de BI es muy diferente a de los usuarios finales de esta información. Que normalmente tenemos otra formacion y por supuesto otras funciones en la empresa, pero que necesitamos de esta información como agua de mayo.
- BI FACILWednesday, October 07, 2009
Interesante el comentario de Sonia...
"Lo cierto es que verás tantos Excels como usuarios finales de esta información existan."
¿Podremos algún día cambiar esta percepción de los usuarios?