En muchas ocasiones he comentado la debilidad que tienen los usuarios hacia el Excel. Se trata, casi, de algo sentimental, parecido al amor que sienten los propietarios de una iPod hacia el iPod. Pueden existir otros reproductores de música, como existen otras hojas de cálculo, pero ni el iPod es "sólo" un reproductor de música, ni el Excel es "sólo" una hoja de cálculo...

La analogía es muy buena... La he leído en TodoBI, que citaba un blog llamado Gobán Saor... Entre las ventajas de Excel se citan las siguientes:

• Excel es una herramienta muy conocida, que la gente adora, que cuesta muy poco y en muchos casos nada.
• Excel es la principal y mejor herramienta para manejar listas de datos, que no tengan relaciones complejas entre ellas.
• La posibilidad de manejo por los usuarios finales es total y se ha ido reforzando con nuevas formulas, sparklines y powerpivot.
• El usuario tiene toda la libertad para modificar, cambiar, exportar, pegar, retocar y jugar con los datos, con gran tranquilidad y sin sentirse observado.

Por todo ello, el Excel se convierte en el principal "reproductor" de datos. Se descargan los datos de otro lugar, y se visualizan en el Excel; de modo similar a como se obtiene la música de otras fuentes, y se escucha en el iPod...

Sin embargo, el Excel también presenta inconvenientes, casi todos ellos relacionados precisamente por cómo "descargamos" los datos sobre el spreadmart... Los principales inconvenientes son:

• Es complicado cargar la información desde las bases de datos corporativas hasta el informe Excel.
• Es complicado mantener la información actualizada, y periódicamente se debe modificar de forma manual cada uno de los informes en Excel.
• La información que se introduce manualmente en el Excel queda desconectada del resto de información corporativa y se convierte en un dato invisible e inútil.

Ni Microsoft ni otros proveedores han resuelto esta problemática. Habitualmente, la solución pasa por crear un nueva bases de datos (cubos de Analysis Services), o utilizar complicados asistentes de importación de datos... O preparar el informe con otra herramienta de reporting, y exportarlo al Excel... Ninguna de estas soluciones es ideal, y añade otros problemas. Bingo Intelligence es un software de Business Intelligence que opta por una estrategia diferente e innovadora...

Bingo Intelligence se integra perfectamente con Microsoft Excel con el objetivo de aprovechar todas sus ventajas y ofrecer soluciones ante sus inconvenientes. Con Bingo Intelligence, es posible descargar los datos desde nuestra base de datos relacional hasta nuestro informe en Excel. Una vez descargados los datos, el usuario de negocio tiene libertad para configurar el aspecto y la complejidad del informe. Y la información estará siempre actualizada.

Os dejo un vídeo donde se muestra esta integración entre Bingo Intelligence y Microsoft Excel:

Este tipo de soluciones son muy adecuadas en proyectos Business Intelligence de reporting en Excel, de planificación (budgeting, planning, forecasting)... es decir, en todos aquellos proyectos en los que necesitamos una base de datos pero en los que no se puede prescindir del Excel como front-end.

Encuentro a menudo literatura sobre BI que cuenta las maravillas del mundo web, y se suele dar por hecho que cualquier solución Business Intelligence debe tener necesariamente una arquitectura web. Hoy en día, todos los fabricantes de BI tienen su suite web, y es la única en la que siguen invirtiendo y potenciando...

Yo discrepo respecto este punto. ¿Qué importancia tiene para el usuario que su solución Business Intelligence sea web o desktop? Desde el punto de vista del usuario, ésa es una cuestión irrelevante. Lo importante es que tenga la funcionalidad y usabilidad requerida. La Web está muy bien, sí, pero por razones meramente técnicas (más fácil de instalar, actualizar, etc.).

Sin embargo, el coste que pagamos por utilizar aplicaciones Web es realmente alto. Se pierde –y mucho- en usabilidad y rapidez (también ha desaparecido la posibilidad de trabajar off-line). Las aplicaciones BI tradicionales han invertido millones en migrar a arquitecturas web, y ahora tienen una funcionalidad casi parecida a la que ya tenían sus versiones cliente-servidor 10 años antes.... ¿Realmente ha merecido la pena este viaje?

La aceptación global de la arquitectura basada en servicios (SOA), que define protocolos estándar para la comunicación de aplicación a aplicación, ha cambiado los paradigmas de desarrollo del software. La arquitectura SOA centraliza en un único punto la seguridad, el acceso a datos y la lógica de negocio, y permite que los distintos clientes (desktop, web, iPhone…) aprovechen sus características. Las ventajas de este paradigma se deberían reflejar en las herramientas y las tecnologías que los proveedores de software ofrecen (y los de BI en particular), y no está siendo así. El cliente desktop ha desaparecido de facto de sus portfolios, y se está renunciando a las ventajas inigualables que ofrece este entorno de trabajo.

Tal vez alguno crea que con este artículo estoy yendo contracorriente, yo pienso que hemos aceptado como dogma la arquitectura web, sin valorar convenientemente los pros (que son muchos) y los contras (que son bastantes)... Por ejemplo, en nuestra empresa, ¿Por qué no utilizamos un cliente web para enviar y recibir nuestros emails (¡¡los emails!!)? ¿Por qué los usuarios siguen prefiriendo el Excel como herramienta analítica?

No. La frase no es mía.

Y no me la tatuaría en el brazo. La he leído en el blog de un consultor y que por su intertés reproduzco íntegramente:

A Microsoft se le critica casi como deporte no nacional, sino mundial. Su software es malo, su posición es monopolística, tal, cual… pero me gustaría romper una lanza a su favor por haber desarrollado una maravilla como Excel.

No sé cuánto de otros habría en Excel. No sé si se habría basado en otras hojas previas (Lotus 1-2-3 y similares), o si se la han inventado ellos. Pero el hecho es que ahí está, como estándar de facto en materia de hojas de cálculo. ¡Y qué estándar!

De Excel me fascina, sobre todo, su versatilidad. Tengo la sensación, al usarla, que puedo hacer prácticamente de todo con ella. Cualquier cosa relacionada con datos y cifras relacionados, gráficos, etc. Es una herramienta fundamental para el análisis, y llego a creer que cualquier funcionalidad de un paquete de software estándar puede ser reproducida (y mejorada y ampliada) utilizando Excel.

Lógicamente, no es una herramienta fácil de explotar hasta sus últimas consecuencias. La multiplicidad de herramientas y funciones que tiene hacen que, para un “novato”, resulte complicado avanzar. Además, para utilizar la hoja de cálculo, hace falta pensar como ella, organizar la información de la forma adecuada y entender cómo la va a tratar, porque si no puede llegar a ser un caos. Desde luego, nada que se pueda poner en manos de la gente que quiere, simplemente, darle a un botón y “ya está”.

Pero para quienes, como yo, disfrutan explorando nuevas funciones, planteando de qué forma se pueden resolver los problemas que van surgiendo, adaptar las soluciones a las necesidades concretas y detalladas que cada uno tiene… esta herramienta supera con creces cualquier paquete con opciones “predefinidas”. Por muchas que traiga, siempre podrás hacerte el traje más a medida.

Claro, los defensores de la estandarización (que entiendo que también tiene sus ventajas, desde la facilidad de uso a la integridad de soluciones entre distintos usuarios) dirán que Excel es el demonio con cuernos. No sé, puede ser. Pero este demonio me permite sentirme poderoso.

Este enamorado del Excel destaca la versatilidad de la herramienta y su potencia. Observad como no menciona su facilidad de uso. Yo añadiría alguna otra cosa:

• En comparación con las herramientas BI, el Excel aporta la posibilidad de completar el informe con datos que no se encuentran en los sistemas informáticos de la compañía.
• Todo el mundo lo conoce. Es fácil compartir el informe Excel con cualquier compañero, cliente, o proveedor. Incluso el Director General puede abrirlo y analizarlo tranquilamente, y no debo preocuparme si tendrá una cuenta de usuario o los conocimientos necesarios sobre la suite de BI de turno.
• Existe otra diferencia que solemos olvidar y que creo que resulta clave para entender su éxito: Excel no es una aplicación web, es una herramienta de escritorio que aprovecha toda la potencia de los "desktop" de los usuarios, eso le otorga una velocidad y una usabilidad inimaginable aún en una aplicación web. Excel no se cuelga. Es rápida. No se pierde tiempo accediendo a un portal web, conectándome, navegando, y confiando que otros usuarios no estén compitiendo por los recursos del servidor web...

Todas las compañía de BI presumen de su "integración con Excel" y en la mayoría de las ocasiones eso quiere decir que los informes generados se pueden exportar a Excel. Una verdadera integración requeriría más, en mi opinión. Se debería poder desarrollar el informe directamente desde el Excel, y la información que se introdujese en el Excel se debería almacenar en una base de datos para su posterior explotación. Vaya, vuelvo a estar hablando sobre los "spreadmarts"...

Una asignatura pendiente de las soluciones BI es la lucha contra la proliferación de Excels. Hemos reconocer que, a pesar de las grandes inversiones en software y hardware, el Excel sigue siendo el rey en muchas empresas.

Tradicionalmente, hemos vendido proyectos datawarehouse y Business Intelligence como una medida para erradicar los problemas generados por el uso intensivo del Excel. Al trabajar con Excel, los usuarios duplican y manipulan la información, la comparten, mezclan información de diferentes fuentes, filtran, completan, ajustan, y aplican criterios que sólo ellos mismos conocen. El resultado de esta manera de trabajar es por todos conocido:

• La información nunca cuadra, cada departamento y cada usuario trabaja con unos números diferentes, diferentes entre sí, y diferente con los que devuelve el ERP corporativo.
• Otro inconveniente fundamental de esta manera de trabajar es el esfuerzo que requiere mantener los informes actualizados. Cada semana los datos cambian, por lo que se deben realizar nuevas extracciones de los sistemas informáticos, y recocinar los informes en Excel. Es un trabajo periódico (además de aburrido y proponeso a errores) que implica muchas horas de muchos recursos.

Este problema se soluciona con un datawarehouse y con una herramienta de BI, ¿verdad? Pues no exactamente...

No soy el primero en preparar un diagrama de este tipo para representar lo que se conoce como "excel caos":

Medio millón de euros después, la situación no ha cambiado mucho:

Evidentemente, el datawarehouse es una mejora importante en los sistemas informáticos de la empresa, y así se suele reconocer en la mayoría de implantaciones. El datawarehouse mejora la disponibilidad y la calidad de la información corporativa. Sin embargo, solemos pasar de puntillas sobre la promesa de erradicar el Excel caos.

Después de implantar un datawarehouse y una herramienta de BI, es común que los usuarios sigan prefiriendo el Excel para preparar y presentar sus informes. Innumerables instalaciones de los principales proveedores de BI (y no diré nombres por si alguno de mis queridos lectores trabajan en BO, Microstrategy o Cognos), utilizan la solución de reporting BI para generar la query, ejecutar la consulta, y exportarla rápidamente a Excel.

¿Por qué la funcionalidad más querida por los usuarios es la exportación a Excel? ¿O tal vez estoy exagerando?

Hace unos días ya hablé sobre los spreadmarts. La palabra spreadmart sale de mezclar los "spreadsheets" con los "datamarts". Y el resultado, como comentaba en la otra ocasión, son aplicaciones en Excel que resultan problemáticas.

Actualmente, existen pocas soluciones perfectas ante este problema, y sólo se justifica su migración a otro entorno cuando la información contenida en los spreadmarts es realmente vital para el negocio y/o cuando genera un trabajo inasumible para los departamentos de negocio.

Creo que las mejores herramientas que existen actualmente para abordar este problema son las bases de datos multidimensionales (o cubos MOLAP). Los cubos proporcionan una visión muy fácil y dinámica de la información, y suelen tener una muy buena integración con Excel. Herramientas de este tipo son Microsoft Analysis Services, Infor Alea, PALO, o Oracle Essbase.

Pero tampoco son siempre la solución ideal. La información que se codifica en los "spreadmarts" no siempre cabe fácilmente dentro del cubo. Dependerá del proyecto...

He encontrado un artículo sobre los spreadmarts que creo que aporta una visión muy acertada y que comparto. Los spreadmarts están para quedarse. Pronostica que en el futuro aparecerán soluciones tecnológicas que resolveran la problemática mejor de lo que se está consiguiendo actualmente:

"However, imagine a data tool in which the end-user experience feels like a spreadsheet and the back end feels like a database--and includes some of the more traditional database features, such as security, scalability, versioning, multi-user access, rapid searching, and all of the rest of the features that database traditionalists have come to know and love? What if someone figured out a way to take the best parts of a spreadsheet and merge it with the best parts of a database by using new data-persistence technologies that might not even have been invented yet?"

Un saludo,

BI fácil

PD: ¿Soy el único que piensa que es complicado poner imágenes (con el tamaño deseado) utilizando blogger?

Leyendo el resumen del año 2008 sobre el mercado BI que ha hecho la prestigiosa publicación TDWI, he aprendido una nueva palabra. Spreadmart. Detras de esta extraña palabra se esconde sin embargo una conocida situación en muchas empresas.

El término "Spreadmart" se refiere a soluciones de reporting o análisis que existen localmente en los ordenadores de los usuarios (típicamente en hojas de cálculo, o bases de datos tipo Access). Este tipo de soluciones proliferan sin el control del departamento IT de la compañia, y generan una serie de problemas:

• Información inconsistente. Pueden existir multitud de Excel con información redundante e incoherente. Los usuarios crean estos estudios tomando diferentes fuentes de datos, y aplican sus propios criterios, cálculos, filtros y convenciones. Inevitablemente, esto genera informes con información discordante.
• Tiempo de preparación y mantenimiento. Los usuarios crean estos Excel y los mantienen a lo largo del tiempo. Periódicamente, el propio usuario necesita actualizar el informe y emplea un tiempo considerable para hacerlo.
• Deficientes soluciones técnicas. Los "spreadmarts" se actualizan manualmente, lo que genera errores que pasan desapercibidos (falta de exactitud). Estas soluciones sólo sirven para un reducido grupo de usuarios (falta de escalabilidad). Y la lógica de informe suele estar escondida entre fórmulas y macros que sólo el usuario creador conoce (falta de mantenibilidad).

Sin embargo, si existen, será por algo:

• Falta de alternativas. La soluciones de BI de la compañía no son adecuadas para las necesidades de los usuarios. Habitualmente, por la imposibilidad de realizar data-input. Y el departamento de IT no puede ofrecerles una solución técnica en un tiempo razonable (creando una nueva aplicación de gestión, etc.).
• Barato, rápido, fácil. Crear este tipo de informes Excel resulta sencillo. Aunque no sean soluciones "elegantes", ni gusten al departamento de IT, bastan unas pocas horas o días para crear un informe de este tipo.

El informe de TDWI menciona algunas ideas para gestionar o reducir los "spreadmarts" pero al final termina con algo que parece una confesión:

Of course, if there are no operational systems capturing this data, then a spreadmart is the only alternative

Es decir: El DWH y las herramientas de BI de la compañía no sirven para nada si el usuario necesita introducir algún dato manualmente.

Creo que aquí hay material para la reflexión. ¿Hemos asumido como un dogma que una solución BI no puede ni debe permitir la introducción manual de datos?

No sé si queda clara la idea. Tal vez con un ejemplo se entienda mejor. Suele ser habitual que alguien necesite hacer un informe agrupando los países de una manera particular (que no está codificada en el sistema operacional de la empresa). En este caso, el usuario tiene pocas alternativas:

• O pide una modificación del ERP para añadir esta codificación, y traspasar luego este dato al datawarehouse corporativo. Esta opción puede demorarse meses (debido a la carga de trabajo y las prioridades de IT)
• O se genera un Excel y se hace él mismo el informe. Lo que puede hacer en unos pocos minutos, pero deberá asumir el mantenimiento de por vida.

Para el usuario de spreadmarts, la mejor cosa después del Excel, es el Excel integrado con el BI corporativo.

...y me parece que a las herramientas de BI tradicionales les falta una verdadera integración con Excel. Para un proveedor de BI, integración con Excel significa poder exportar el informe a Excel... ¿Y qué pasa con el sentido contrario?

Encuentro a menudo literatura sobre BI que cuenta las maravillas del mundo web, y se suele dar por hecho que cualquier solución Business Intelligence debe tener necesariamente una arquitectura Web. Hoy en día, todos los fabricantes de BI tienen su suite Web, y es la única en la que siguen invirtiendo y potenciando...

Yo discrepo respecto este punto. ¿Qué importancia tiene para para el usuario que su solución Business Intelligence sea Web o Desktop? Desde el punto de vista del usuario, ésa es una cuestión irrelevante. Lo importante es que tenga la funcionalidad y usabilidad requerida. La Web está muy bien, sí, pero por razones meramente técnicas (más fácil de instalar, actualizar, etc.).

Sin embargo, el coste que pagamos por utilizar aplicaciones Web es realmente alto. Se pierde –y mucho- en usabilidad y rapidez (también ha desaparecido la posibilidad de trabajar off-line). Las aplicaciones BI tradicionales han invertido millones en migrar a arquitecturas web, y ahora tienen una funcionalidad casi parecida a la que ya tenían sus versiones cliente-servidor 10 años antes.... ¿Realmente ha merecido la pena este viaje?

Me pregunto si nos acordamos las razones que nos llevaron hace años a apostar la la tecnología web, y me pregunto también si esas razones todavía serían aplicables...